Hướng dẫn sử dụng

Codexa dùng một tài khoản chung cho mọi dự án. Bạn đăng nhập bằng email công việc, sau đó nhập mật khẩu.

1. 1

   Mở trang đăng nhập, chọn Tiếng Việt ở góc trên, nhập email rồi bấm Tiếp tục.

   

2. 2

   Nhập mật khẩu rồi bấm Đăng nhập. Nếu bạn là quản trị viên công ty, hệ thống hỏi thêm mã 6 số từ ứng dụng xác thực (xem mục Nhận lời mời).

   

3. 3

   Không muốn gõ mật khẩu? Dùng khóa truy cập: đăng nhập bằng vân tay, khuôn mặt hoặc mã PIN của máy tính, điện thoại. Lần đầu, đăng nhập bằng mật khẩu, bấm ảnh đại diện → Tài khoản và bảo mật → mục Khóa truy cập → Thêm khóa truy cập và làm theo hướng dẫn của máy. Từ lần sau, ở màn hình đăng nhập bấm Đăng nhập bằng khóa truy cập. Khóa chỉ dùng được trên máy đã thêm; máy khác vẫn đăng nhập bằng mật khẩu.

Quên mật khẩu? Bấm Quên mật khẩu? ở màn hình nhập mật khẩu, hệ thống sẽ gửi thư đặt lại mật khẩu. Giao diện hiện tiếng Anh? Bấm vào ảnh đại diện ở góc phải trên và chọn Tiếng Việt; lựa chọn được nhớ cho lần sau.

Mỗi khách hàng là một công ty trên Codexa. Đội ngũ Codexa tạo công ty khi ký hợp đồng hoặc khi duyệt yêu cầu dùng thử, đồng thời mời quản trị viên của công ty. Bạn không cần làm bước này, nhưng nên biết thông tin nào được khai báo.

1. 1

   Codexa nhập tên, mã công ty (dùng trong tên tệp), địa chỉ, quốc gia và mã số thuế.

   

2. 2

   Ở mục Quản trị viên công ty, Codexa nhập email người quản trị, số người dùng và hạn giấy phép. Hệ thống gửi thư mời tới email này.

   

Mọi người, kể cả người của công ty đối tác, vào Codexa qua thư mời. Liên kết trong thư chỉ dùng được một lần và có hạn 7 ngày.

1. 1

   Mở thư "Bạn được mời tham gia … trên Codexa" và bấm vào liên kết.

   

2. 2

   Trang lời mời hiện tên công ty và hạn của lời mời. Bấm Tạo tài khoản.

   

3. 3

   Nhập họ tên và mật khẩu (ít nhất 12 ký tự), rồi bấm Tạo tài khoản và chấp nhận. Email cố định theo lời mời, không đổi được.

   

4. 4

   Quản trị viên công ty phải bật xác minh hai bước ngay ở bước này: chọn Ứng dụng xác thực (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…), quét mã QR, nhập mã 6 số rồi bấm Bật, lưu lại 10 mã khôi phục ở nơi an toàn. Thành viên thường được chuyển thẳng vào Codexa; muốn bật sau thì vào Tài khoản → Tài khoản và bảo mật → Xác minh hai bước → Thiết lập ứng dụng xác thực.

   

Thành viên thường (không phải quản trị viên) chỉ cần đặt mật khẩu, không bắt buộc xác minh hai bước.

Danh bạ công ty là danh sách người mà PM được chọn khi thêm thành viên vào dự án. Mời nhân viên vào danh bạ trước rồi mới thêm vào dự án.

1. 1

   Bấm Quản trị công ty ở cuối thanh bên. Tab Thông tin để sửa thông tin và logo công ty.

   

2. 2

   Mở tab Thành viên, bấm Thêm người vào công ty. Nhập email, nhấn Enter (có thể dán nhiều email cùng lúc), bấm Thêm vào danh sách. Điền họ tên, vai trò nghề, phòng ban, rồi bấm Thêm người. Người chưa có tài khoản sẽ nhận thư mời như ở mục trên.

   

Dự án mẫu trong hướng dẫn này là Trung tâm thương mại GO! Yên Bái (mã GOYENBAI), đang ở giai đoạn thi công.

1. 1

   Ở danh sách dự án, bấm + Tạo dự án. Nhập mã dự án (3–20 ký tự, chữ in hoa và số, không có dấu "-"), tên, mô tả, giai đoạn, trạng thái, chủ đầu tư, địa điểm và ngày bắt đầu. Dự án đã khởi công từ trước thì đánh dấu Cho phép ngày bắt đầu trong quá khứ.

   

2. 2

   Chọn mẫu ISO 19650 / QĐ 348 để có sẵn cây thư mục và quy tắc đặt tên tệp. Chọn PM phụ trách rồi bấm Tạo dự án.

   

   

Mã dự án xuất hiện trong tên mọi tệp và không đổi được sau khi tạo.

Mỗi người trong dự án thuộc một công ty tham gia (chủ dự án hoặc đối tác) và có một hay nhiều vai trò nghề. Vai trò nghề dùng để phân quyền thư mục và chọn người duyệt.

1. 1

   Vào Thành viên → tab Công ty đối tác → Thêm công ty đối tác. Nhập tên, ngành nghề (tư vấn giám sát, thầu phụ MEP…) và thông tin liên hệ. Thông tin này chỉ dùng trong dự án.

   

   

2. 2

   Ở tab Thành viên, bấm Thêm thành viên. Gõ tên để tìm người trong công ty mình, hoặc nhập đúng email đầy đủ để tìm người của công ty khác. Bấm Chọn.

   

3. 3

   Với từng người trong danh sách chờ: chọn công ty đối tác, cấp quản trị (Thành viên / Quản trị dự án), chức danh và vai trò nghề. Bấm Thêm … thành viên.

   

   

Chỉ Admin hoặc PM của công ty chủ dự án mới được làm Quản trị dự án.

Người được thêm vào dự án chỉ thấy và thao tác ở thư mục được phân quyền. Nếu nút Tải file bị mờ, nghĩa là bạn chưa có quyền tải lên ở thư mục đó.

1. 1

   Ở trang Tài liệu, rê chuột vào thư mục, bấm … → Phân quyền…. Gõ tên người, vai trò nghề hoặc công ty, chọn mức quyền rồi bấm Thêm. Xong bấm Lưu phân quyền.

   

Sáu mức quyền từ thấp đến cao: Chỉ xem, Xem và tải về, Ghi chú, Tải lên, Chỉnh sửa, Toàn quyền. Quyền đặt ở thư mục cha được kế thừa xuống thư mục con.

Cần có ít nhất một quy trình thì thành viên mới nộp duyệt được. Một quy trình có tối đa 3 bước; bước cuối luôn là Phê duyệt.

1. 1

   Vào Cài đặt → Quy trình duyệt → Tạo quy trình. Đặt tên, chọn người khởi tạo (người, vai trò hoặc công ty được nộp).

   

2. 2

   Thêm các bước: tên bước, kiểu (Kiểm tra / Phê duyệt), thời hạn và người duyệt. Bật Sao chép tệp đã duyệt sang thư mục đích và chọn thư mục trong vùng Published. Bấm Lưu quy trình.

   

   

Dự án dùng mẫu ISO 19650 nên mỗi tệp được đặt tên theo 7 trường: Dự án – Đơn vị lập – Khu vực – Tầng – Loại – Bộ môn – Số hiệu. Codexa kiểm tra tên ngay khi chọn tệp.

1. 1

   Mở thư mục, bấm Tải file, kéo thả hoặc chọn tệp từ máy. Bấm Tiếp tục: Kiểm tra tên.

   

2. 2

   Dòng Xem trước tên sau khi lưu cho thấy tên tệp sẽ lưu. Tên chưa theo quy tắc thì Codexa cảnh báo: ở WIP vẫn tải lên được, nhưng trước khi nộp duyệt hoặc đưa sang Shared/Published phải đổi tên (menu … → Đổi tên). Đặt tên đúng ngay từ máy sẽ đỡ một bước.

   

   

3. 3

   Bấm Upload … file. Tệp lớn được chia nhỏ và tải song song. Mô hình 3D được dựng tự động; cột Chuyển đổi chuyển sang Sẵn sàng khi xem được.

   

   

   

Bấm tên tệp để mở trình xem ngay trên trình duyệt, không cần cài phần mềm.

1. 1

   Bản vẽ PDF: lật trang ở thanh bên trái, phóng to/thu nhỏ, đo đạc, ghi chú (markup) và in.

   

2. 2

   Mô hình RVT, IFC: xoay, cắt mặt cắt, đo, xem cây đối tượng và thuộc tính. Nút Bộ model ghép nhiều mô hình để xem tổng hợp.

   

Hồ sơ duyệt gom nhiều tệp vào một đợt. Khi đã nộp, các phiên bản bị khoá cho tới khi có kết quả.

1. 1

   Ở trang Tài liệu, đánh dấu các tệp rồi bấm Nộp duyệt (…). Kiểm tra danh sách và bấm Tiếp tục.

   

2. 2

   Chọn quy trình, đặt tên đợt và ghi chú cho người duyệt, rồi bấm Nộp hồ sơ. Hệ thống cấp mã hồ sơ (REV-001…).

   

   

Người duyệt thấy hồ sơ ở Hồ sơ nộp duyệt → tab Cần tôi duyệt, đồng thời nhận thư thông báo.

1. 1

   Mở hồ sơ. Thanh trên cùng cho biết đang ở bước nào và ai duyệt. Bấm Xem để mở tệp, bấm Thêm ở cột Nhận xét để ghi nhận xét cho từng tệp.

   

   

2. 2

   Bước Kiểm tra: bấm Duyệt → Xác nhận gửi để chuyển hồ sơ sang bước sau.

   

3. 3

   Bước Phê duyệt: chọn Chấp thuận hoặc Từ chối cho từng tệp. Từ chối thì bắt buộc ghi lý do. Xong bấm Duyệt → Xác nhận gửi để chốt kết quả.

   

   

4. 4

   Hồ sơ đóng lại. Tệp đạt được phát hành và sao chép sang thư mục đích; tệp bị từ chối giữ lý do để bên nộp sửa và nộp lại.

   

   

Tệp Published không sửa, không xoá được; muốn cập nhật thì tải phiên bản mới ở WIP và đi lại quy trình duyệt.

Issue ghi lại một vấn đề cần xử lý (xung đột, lỗi thiết kế, lỗi thi công…), giao cho người chịu trách nhiệm và theo dõi tới khi đóng.

1. 1

   Vào Issues → Tạo Issue. Nhập tiêu đề, loại, mức ưu tiên, mô tả, người được giao, hạn xử lý; đính kèm tệp tham chiếu hoặc ảnh hiện trường. Bấm Tạo Issue.

   

   

2. 2

   Người được giao mở Issue, bình luận (gõ @ để nhắc người khác) và đổi trạng thái: Đang mở → Đang xử lý → Chờ duyệt → Đã đóng.

   

RFI là câu hỏi chính thức cần câu trả lời có duyệt. Mỗi RFI đi qua 3 bước cố định: Hỏi → Trả lời → Duyệt.

1. 1

   Vào RFI → Tạo RFI. Nhập tiêu đề, câu hỏi, đề xuất trả lời (nếu có), bộ môn, danh mục, ảnh hưởng chi phí/tiến độ. Chọn người trả lời và người duyệt.

   

2. 2

   Thêm tham chiếu tới tệp, sheet, Issue hoặc RFI khác, rồi bấm Tạo RFI để gửi.

   

   

3. 3

   Người trả lời nhập câu trả lời và bấm Lưu câu trả lời. Người duyệt bấm Phê duyệt để đóng RFI, hoặc Trả về nếu cần trả lời lại.

   

   

Trang chủ tóm tắt số tệp, hồ sơ duyệt, Issue, RFI, việc quá hạn và hoạt động gần đây. Bấm Tuỳ chỉnh widget để chọn khối hiển thị.

1. 1

   Dự án mẫu sau khi chạy hết các bước trên: